Willkommen zur dritten Ausgabe des S7, dem Club der Souveränen. Diesmal geht es um den Teil unserer Migration, über den wir bisher nicht geschrieben haben: die Kollegen, die mit den neuen Werkzeugen jeden Tag arbeiten müssen, und was passiert, wenn wir ihnen einfach ein neues Login hinlegen. Außerdem erzählen wir, warum bei uns OpenProject an der Stelle von Jira steht und wo das in den ersten Wochen wehtut. Was wir in der letzten Ausgabe offen gelassen haben, die Terminfindung und die blockierten Videocalls, das lösen wir in der nächsten ein. Viel Spaß beim Lesen. 1. UNTER KUMPELN: Ein neues Login, und plötzlich ist Stimmung im Laden Über den Weg raus aus der US-Cloud haben wir hier schon zweimal geschrieben. Über Werkzeuge, über Firewalls, über Preisschilder. Eine Sache haben wir dabei weggelassen, obwohl sie die meisten Nerven gekostet hat: die Kollegen, die mit den neuen Werkzeugen jeden Tag arbeiten müssen. Technisch war die Migration ein Projekt. Menschlich waren es zwei. Beim ersten Werkzeug haben wir es falsch gemacht. Ausgewählt, aufgesetzt, getestet, Zugangsdaten verteilt, fertig. Für uns war das ein guter Tag. Für das Team war es etwas anderes: ein Werkzeug weg, das jahrelang lief, und ein Login, nach dem keiner gefragt hatte. Der Widerstand kam dann auch nicht laut. Er kam leise. Kollegen haben Notizen weiter im alten System gesucht. Ergebnisse landeten wieder in Mails. Zwei haben schlicht abgewartet, ob das neue Ding von allein wieder verschwindet. Richtig unangenehm wurde es kurz vor dem Rezertifizierungsaudit der ISO 27001. Wir hatten Confluence und Jira ausgetauscht, und ausgerechnet dann brauchte jeder seine Nachweise sofort. Wer noch im alten Kopf gesucht hat, hat doppelt gesucht. Der Ärger darüber war berechtigt. Er ging auch nicht gegen das Werkzeug, er ging gegen uns. Das hat uns erst geärgert und dann nachdenklich gemacht. Keiner im Team ist gegen digitale Souveränität, im Gegenteil. Wir hatten nur das Wichtigste nicht erklärt: das Warum. Wer weiß, dass es um Rechtssicherheit und um Kundendaten geht, nimmt einen holprigen Übergang in Kauf. Und darum, dass Entscheidungen über unsere Werkzeuge nicht länger in Redmond oder Sydney fallen. Wer nur ein neues Passwort bekommt, sieht davon nichts. Also haben wir das Vorgehen umgestellt. Jedes neue Werkzeug bekommt zuerst eine kleine Pilotgruppe aus dem Bereich, der später am meisten damit arbeitet. Die dürfen meckern, und sie machen das gründlich. Danach laufen altes und neues System eine Weile parallel, statt über Nacht umzuschalten. Das kostet Zeit und doppelten Betrieb, ganz klar. Es ist trotzdem billiger als ein Team, das ein Werkzeug innerlich boykottiert. Der zweite Hebel war Ehrlichkeit über Schwächen. BookStack ist minimalistischer als Confluence, das haben wir hier schon zugegeben, und intern haben wir es genauso gesagt. Manche selbstgehosteten Alternativen sind an einzelnen Stellen einfach weniger poliert als ihr US-Pendant. Hätten wir das kleingeredet, wäre unsere Glaubwürdigkeit weg gewesen, und zwar dauerhaft. Also haben wir die Lücken auf den Tisch gelegt und gefragt, welche davon im Alltag wirklich weh tun. Zwei davon haben wir uns mit n8n selbst nachgebaut. Bei einer haben wir gesagt: Damit leben wir jetzt. Was in diesen Gesprächen mehr geholfen hat als jedes Argument: der Vergleich mit dem, was vorher als normal galt. Rechnungen, die jedes Jahr höher wurden, für Funktionen, die bei uns keiner angeklickt hat. Features, die in ein teureres Paket wandern. Oberflächen, die sich per Zwangsupdate ändern, ohne dass einer nach unserer Meinung fragt. Ein Support, der bei echten Problemen ein Ticketformular ist. Diese Reibung hat nur nie jemand Migration genannt. Sie kam einfach jedes Jahr. Ein Punkt zieht dabei stärker als jede Erklärung: Geld. Die Lizenzkosten, die wir nicht mehr zahlen, verschwinden nicht in einer Rechnung, die kaum jemand zu Gesicht bekommt. Sie stecken jetzt in Hardware, in Schulungen und in Zeit, die Kollegen für den Aufbau von Know-how bekommen. Als wir eingestiegen sind, kostete eine Grafikkarte 6.000 EUR. Heute stehen 14.000 auf dem Preisschild. Erklärbar ist beides, weil jeder im Haus weiß, warum das Ding bei uns steht. Was wir daraus gelernt haben: Ein Werkzeugwechsel ist eine Kommunikationsaufgabe mit technischem Anhang, nicht umgekehrt. So begegnen wir dem. Vor jedem Umstieg schreiben wir intern auf, warum wir das machen, was schlechter wird und was wir dagegen tun. Dann kommt die Pilotgruppe, dann der Parallelbetrieb, dann der Stichtag. Und wir sagen kurz, wo wir stehen, auch wenn es gerade nicht vorangeht. Genau denselben Anspruch haben wir an diesen Newsletter: regelmäßig, konkret, mit echten Kompromissen statt Hochglanz. 95 Prozent unserer Systeme laufen heute selfhosted. Der schwierigste Teil daran war nie die Technik. 2. HAMMER UND SCHLÄGEL: OpenProject, weniger Board, mehr Bauplan In dieser Rubrik geht es ums Werkzeug. Wir kommen aus Gelsenkirchen, da nimmt man sowas ernst. Heute: OpenProject, https://www.openproject.org/ , unser Jira-Ersatz. Vorweg die ehrliche Ansage, damit hier keiner mit falschen Erwartungen umsteigt: Wer reines Scrum fährt und an seinen Boards hängt, flucht in den ersten Wochen. OpenProject denkt nicht vom einzelnen Ticket aus, sondern vom Arbeitspaket in einer Hierarchie. Phase, darunter Feature, darunter Aufgabe. Gantt und Roadmap sind ab Werk dabei. Für uns passt genau das. Wir betreuen Audit-Projekte mit festen Meilensteinen und daneben agile Entwicklungssprints. In Jira haben wir uns dafür jahrelang eigene Vorgangstypen, Workflows und Felder gebaut, bis keiner mehr sagen konnte, warum ein Feld existiert. Praktisch im Alltag sind außerdem echte Unterprojekte, die Vorlagen, Rollen und Einstellungen erben. Wer wie wir viele Kundenprojekte mit demselben Grundgerüst fährt, konfiguriert nicht jedes Mal von Null. Zu den Kosten: Die Community Edition ist quelloffen und kostenlos, wir zahlen nur unseren eigenen Betrieb. Jira wird mit jedem neuen Kollegen und jedem Add-on aus dem Marketplace teurer. Und nach dem Ende der Server-Lizenzen bleibt faktisch nur Cloud oder Data Center. Der eigentliche Grund war aber ein anderer. In unseren Arbeitspaketen stehen Schwachstellen aus Penetrationstests, Kundennamen und interne Bewertungen. Solche Daten wollten wir nicht in der australischen Rechtsordnung liegen haben. Jetzt liegen sie auf unserer eigenen Infrastruktur in Deutschland. 3. ERFAHRUNG AUS DEM CLUB Diese Rubrik lebt von Ihren Fragen, und diesmal fällt sie aus. Nicht aus Platzmangel: Es lag keine Frage auf dem Tisch, die wir ehrlich beantworten könnten, ohne sie uns selbst auszudenken. Also lassen wir sie weg. Haben Sie eine Frage rund um digitale Souveränität, Migration oder die Stimmung im eigenen Team? Antworten Sie einfach auf diese Mail, sie landet direkt bei mir. Die spannendsten Themen nehmen wir uns hier vor, konkret und mit Handlungsschritten statt Beratersprech. Glück auf, Chris -------------------------------------------------------------------- Sie erhalten diese E-Mail, weil Sie sich zum AWARE7 Insider Newsletter angemeldet und Ihre Anmeldung per Double-Opt-in bestätigt haben. Newsletter abbestellen: https://m.a7.de/subscription/3ac43225-dc09-434f-8218-39e87fe24f5d/ -------------------------------------------------------------------- Impressum / Anbieterkennzeichnung gemäß § 5 DDG AWARE7 GmbH Munscheidstraße 14 45886 Gelsenkirchen Deutschland Geschäftsführer: Chris Wojzechowski Registergericht: Amtsgericht Gelsenkirchen, HRB 14935 USt-IdNr.: DE321457114 E-Mail: legal@a7.de Telefon: 0209 8830 6760 Web: https://a7.de Datenschutzerklärung: https://a7.de/datenschutz Security-Kontakt: https://a7.de/.well-known/security.txt --------------------------------------------------------------------